Zur Verbesserung der Psychischen Gesundheit - Event vom Dienstag, 14.09.21 zum Thema Zeitmanagement und Organisation

• Ein Leben voller Aufgaben
  • Wir haben etwa zwölf verschiedene Schulfächer pro Woche. Zwölf Fächer, in denen man Prüfungen schreiben muss, in denen es Hausaufgaben gibt und in denen man sich mündlich beteiligen sollte.. Daneben hat man vielleicht noch ein oder mehrere Hobbys, sollte täglich mit dem Instrument üben, genügend schlafen und eigentlich würde man auch gerne mal noch seine Kolleg:innen sehen. Der Tag hat aber nur 24 Stunden und etwa 7-8 Stunden ist man davon in der Schule, weitere 7-9Stunden verbringt man im besten Fall mit schlafen. Das lässt ungefähr 8 Stunden Zeit übrig, was eigentlich viel zu sein scheint… Doch am Abend ist die Zeit weg und man weiss gar nicht richtig wie das passiert ist und für den Test in zwei Tagen hat man auch nicht, wie eigentlich vorgenommen, begonnen zu lernen.
  • Im letzten Semester habe ich ebenfalls im Rahmen meiner Maturitätsarbeit eine Umfrage durchgeführt und gefragt, was denn die grösste Herausforderung für die Schüler:innen sind. Zwischen 60-70% von euch haben geantwortet mit Begriffen wie: Zeitmanagement, Organisation, Stress, Überforderung. Dies ist der Grund für das heutige Thema. Ich hoffe, dass das was ich euch nun erzähle, dabei hilft zu verstehen weshalb Zeitmanagement wichtig ist und ihr verschiedene Ansätze mitbekommt, wie ihr euch organisieren könnt.

• Stress, Time-management anxiety
  • Die vielen Prüfungen, die Hausaufgaben, einfach das Leben unter einen Hut zu bringen führt zu Stress und manchmal führt dieser Stress zu Angst. Wenn es dazu kommt sich Gedanken darüber zu machen, was alles in der nächsten Woche zu tun ist kann das einschüchternd sein. Oder wenn die Lehrperson ein neues grosses Projekt ankündigt und erklärt was ihr alles tun müsst, fühlt man sich erschlagen, weil es so viel zu sein scheint. Was dabei ausser Acht gelassen wir ist die Zeitspanne, die man zur Verfügung hat, um das Projekt zu erledigen und auch, dass nicht erwartet wird, dass man alles in einem macht, sondern dass man die Möglichkeit hat es in verschiedene Teilprojekte aufzuteilen. Obwohl das Projekt also realistisch gesehen zu bewältigen ist, ändert das aber nicht an diesem Gefühl der Überforderung. Und es ist auch normal, dass wir uns manchmal so überfordert fühlen, denn es wird immer mehr von uns Schüler:innen verlangt. Es wird erwartet, dass wir genügend gute Leistungen bringen in all diesen 12 Schulfächern, rechtzeitig zu lernen beginnen, aufmerksam im Unterricht sind etc. Dabei ist Teenager zu sein allein schon ausreichend, um gestresst zu sein. Dieser Leistungsdruck, den wir erfahren, ist für gewisse von euch im Moment mit der Probezeit sogar noch zusätzlich verstärkt. Es ist also wirklich absolut in Ordnung, wenn man sich manchmal überfordert fühlt. Leider werden der Stress und die Überforderung dann manchmal zu viel, besonders in den Wochen vor Notenabgabe, wenn in fast jedem Fach nochmal eine Prüfung ansteht, leiden viele Schüler:innen. Obwohl es nicht die Regel ist, geschieht es doch viel zu häufig, dass jemand unter dem Druck zusammenbricht. Natürlich sind nicht alle gleich stark davon betroffen, aber es geht vielen ähnlich. Man weiss gar nicht wie seine Zeit einteilen, um mit all den To-Dos fertig zu werden. Wie soll man denn schon für die nächste Prüfung lernen, wenn zuvor noch eine andere ansteht für die man noch nicht fertig gelernt hat? In diesen Wochen fehlt es dann oft auch an Schlaf, sowohl qualitativ als auch quantitativ. Weil am Abend vorher nochmal alles ins Kurzzeitgedächtnis gedrückt werden muss und man dann den Buchausschnitt für den Deutschunterricht immer noch

nicht analysiert hat.

• Biologie hinter chronischem Stress
  • In diesen Wochen stehen dann gewisse Schüler:innen sogar unter «chronischem Stress». Bei chronischem Stress wird ein Hormon namens Cortisol vermehrt vom Körper gebildet. Es schützt unseren Körper kurzfristig vor Belastungen und erlaubt uns mit all den Dingen fertig zu werden. Dieser Schutz kommt aber nicht ohne Preis, denn wenn diese Stresssituationen regelmässig oder über längere Zeit auftreten, wird Cortisol immer wieder gebildet. Was uns kurzzeitig schützt macht uns über längere Zeit krank. Denn unser Schlafverhalten wird negativ beeinträchtigt und unser Immunsystem geschwächt. Diess ist auch der Grund, dass zu Beginn der Sommerferien viele Schüler:innen zuerst einige Tage geschwächt oder sogar krank sind. Weil das Cortisol dann nicht mehr nachgebildet wird und unseren Körper geschwächt zurücklässt. Chronischer Di-Stress über längere Zeit ist also wirklich gesundheitsschädigend und hier sprechen wir von den körperlichen Folgen.  Das Di-Stress auch nicht gut für unsere Psyche ist ist wohl den meisten bewusst. Schliesslich fühlt man sich gehetzt, übermüdet und überfordert. Stress kann demnach zu einer starken psychischen Belastung werden.

• Vorbeugung Stress durch gutes Zeitmanagement und Organisation
  • Glücklicherweise ist es so, dass wir uns ja zum einen nicht immer in dieser Extremsituation befinden und zum anderen etwas dagegen unternommen werden kann. Denn ein grosser Teil des Stresses kommt daher, dass man sich nicht richtig organisiert, vielleicht vergessen hat, dass man noch einen Voci-Test hat, oder dass die Physik-Theorie doch schon auf heute zu lesen gewesen wäre. Ein anderer Teil kommt davon, dass wir nicht wissen, wie wir unsere Zeit managen können und müssen, dass wir keinen Plan haben, wie wir unsere Zeit einteilen sollen, um rechtzeitig fertig zu sein mit dem Lernen. Kann man sich also gut organisieren und weiss, wie man seine Zeit einteilen muss treffen einen die Prüfungen und der Stress bei weitem nicht so hart, wie wenn man absolut keinen Überblick und keine Organisation hat.

Das Gute ist: sowohl Zeitmanagement als auch Organisation sind Dinge, die man bis zu einem gewissen Masse lernen kann.

Wieso haben wir Schwierigkeiten damit, unsere Zeit so einzuteilen, dass wir unsere Aufgaben erledigen können?

• Ich stelle euch einige Probleme vor, die viele Menschen haben, wenn es darum geht ihre Zeit richtig einzuteilen. Vielleicht erkennt ihr ja einige davon wieder.

• Planungsfehlschluss
  • Das erste Problem auf das ich zu sprechen kommen möchte ist der sogenannte Planungsfehlschluss. Also was bitte schön ist das? Nun das ist nichts anderes, als das wir dazu tendieren den Zeitaufwand einer Aufgabe zu unterschätzen. Interessanterweise haben wir auch bei Aufgaben, die wir bereits einmal erledigt haben, das Gefühl, dass sie weniger lange dauern, wenn wir sie planen.

Der Begriff des Planungsfehlschlusses wurde erstmals 1979 aufgebracht. Wieso aber unterschätzen wir den Zeitaufwand? Dazu gibt es verschiedene Theorie: eine Theorie ist, dass wir immer vom bestmöglichen Szenario ausgehen. Zum Beispiel wenn wir uns überlegen, wie lange wir mit dem Fahrrad zu Schule haben, rechnen wir mit der Zeit, die es dauern würde, wenn: keine Autos vor einem auf die Strasse einbiegen, keine Kindergartenkinder über den Fussgängerstreifen wollen, man nicht im Kreisverkehr warten muss etc. Doch wie gerade gezeigt, ist das die falsche Zeit, die wir annehmen, denn wie wahrscheinlich ist es schon, dass wir komplett durchfahren können und nichts von den genannten Dingen geschieht? Sehr unwahrscheinlich. Es ist ja nicht so, als wüssten wir nicht, dass das unrealistisch ist, aber wir planen trotzdem so als würde nichts in die Quere kommen.

• Reference class forecasting
  • Was ist also gegen eine solche Unterschätzung des Zeitaufwandes zu unternehmen? Nun, eigentlich habe ich es bereits schon gesagt. Wenn wir uns bewusst sind, dass wir vom optimistischsten Szenario ausgehen, können wir uns ja ganz bewusst daran erinnern, dass dies aber eben nicht realistisch ist. Dann lohnt es sich das Konzept der reference-class-forecasting anzuwenden. Dies bedeutet einfach nur, dass man bewusst einen realistischen Wert einplant, weil man beispielsweise gestern so lange gebraucht hat, oder den Durchschnitt der letzten Woche nimmt. Damit man dieses Konzept anwenden kann muss man sich halt bewusster werden wie lange gewisse Aktivitäten wirklich dauern. Es kann sich also durchaus lohnen mal zu messen, wie lange man für den Abwasch oder das Ämtli wirklich hat. Denn wenn man weiss, wie lange es wirklich dauert, kann man mit der richtigen Zeit rechen und hat nicht das Gefühl, dass man mit dem restlichen Zeitplan in Verzug ist.

• Wo starten, Prioritätensetzung
  • Ein anderes Problem mit dem viele Schüler:innen zu kämpfen haben scheinen ist die Prioritätensetzung. Wenn man vor einem Berg Aufgaben sitzt, oder mehrere Prüfungen anstehen, sein Zimmer doch schon seit Ewigkeiten aufräumen sollte und jemandem schon lange eine Antwort auf eine E-Mail oder eine Nachricht schuldet, weiss man manchmal gar nicht wo man anfangen soll. In diesem Fall scheitert man eigentlich schon bevor man wirklich begonnen hat, nämlich an genau dieser Prioritätensetzung.
  • In diesem Fall kann man verschiedene Dinge tun, aber es wichtig, dass man alle diese Aufgaben aufschreibt. So haben wir im besten Falle eine vollständige Liste mit den Dingen, die uns belasten und uns stressen, weil wir im Hinterkopf wissen, dass wir sie erledigen müssen. Jetzt kann man verschieden weiter machen. Du kannst die Liste sortieren, das was am wichtigsten ist schreibst du zuoberst hin, das was am unwichtigsten ist zuunterst. Allerdings spielt oftmals nicht nur die Wichtigkeit, sondern auch die Dringlichkeit einer Aufgabe eine Rolle. Um zu wissen, mit was man starten sollte kann man entweder nach Gefühl entschieden, was am wichtigsten ist, und so starten.
  • Oder man kann das sogenannte Eisenhower-Prinzip anwenden. Das funktioniert so: Du siehst dir deine Liste an und sortierts die Aktivitäten in 4 Gruppen.

1. Die welche wichtig und dringend sind
2. Die welche wichtig aber nicht dringend sind
3. Unwichtige aber dringende Aufgaben
4. Und zu guter Letzt die unwichtigen und nicht dringenden Dinge.

Mit dieser Kategorisierung solltest du nachher wissen was du zuerst erledigen musst und wie du mit den anderen weiter vorgehst. 1) machst du sofort selbst, 2) machst du selbst aber nicht jetzt, sondern du machst dir einen «Termin», wann du das erledigst. 3) solltest du, wenn möglich ab delegieren, also jemand anderem zum Erledigen geben. 4) naja, mach es nicht.

• Ein weiteres Problem ist schlechtes Zeitmanagement oder wenn man keinen Überblick über die anstehenden Dinge hat.
  • Zeitmanagement – also der (strukturierte) Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit - und Organisation also das Organisieren fliessen ineinander über. Aber generell besteht sicher mal das Problem, dass viele einfach nicht wissen, wie sie sich organisieren können. Viele haben nie gelernt wie sich selbst und seine Zeit zu organisieren. Vielleicht weil das jemand anders übernommen hat – deine Eltern die gesagt haben: «mach jetzt schnell deine Hausaufgaben, dann kannst du in 30min rausgehen», oder: «Ich frag dich noch schnell die Vocis ab.» - oder weil man sich selbst nie darum bemüht hat.
  • Wichtig ist, dass wir einen Überblick haben über die Dinge die zu erledigen sind. Für diese Übersicht gibt es verschiedenste Möglichkeiten und man muss einfach eine finden die zu einem selbst passt. Wenn man keine Erfahrung mit Organisation hat, lohnt es sich verschiedenes auszuprobieren. Denn eine Methode, die zu einem passt, hilft natürlich dabei, konsequent dranzubleiben. Wenn ihr aber verschiedenes ausprobiert, solltet ihr zusehen, dass ihr euch irgendwann für eine entscheidet, denn sonst kann es passieren, dass eure To-dos an den verschiedensten Orten sind und das Chaos noch viel grösser ist als zuvor. Einige Methoden, wie man sich organisieren kann stelle ich euch nun kurz vor:
  • Die herkömmlichste wäre dann wohl die Agenda. Ja, die kennt ihr, das weiss ich. Doch nutzt ihr sie? Und wenn ihr sie nutzt, stehen da alle Prüfungstermine drin, oder müsst ihr dann doch wieder mit der Kolleg:in abgleichen ob ihr alle Hausaufgaben aufgeschrieben habt? Ausserdem, bist du dir bewusst, wie viele verschiedene Arten von Agenden es gibt? Solche die einen Tag pro Seite haben, solche die eine Woche pro Woche darstellen etc. Was passt für dich? Wenn du nur einen Tag pro Seite hast, weisst du was während dem Rest der Woche ansteht? Wenn du eine Woche pro Doppelseite hast, bist du sicher, dass du Platz für alles hast?
  • Eine andere Möglichkeit wäre die Applikation von Microsoft, namens To-Do, hier könnt ihr ebenfalls eure Termine eintragen und die Dinge, die ihr erledigt habt, abhaken. Doch bis jetzt kann man sich die To-dos nicht auf einem Kalender anzeigen lassen, sondern lediglich als Liste darstellen lassen. So ist es einfach falsch einzuschätzen, was alles diese Woche und was vielleicht erst nächste Woche zu erledigen ist. Dennoch funktioniert es für gewisse Schüler:innen perfekt.
  • Die dritte Möglichkeit, die ich euch präsentieren möchte, ist diese Applikation: LUISA
  • Eine andere Möglichkeit ist es die Dinge vom grossen ins kleine zu organisieren. Also euch einen Überblick über einen Monat zu verschaffen, in dem ihr die Termine eintragt und dann einen detaillierteren Wochenplan macht, an welchem Tag ihr was erledigt, um für die grossen Termine auf der Monatsübersicht rechtzeitig fertig zu werden. Hier kommt man dann von dem was man sich unter Organisation vorstellt zu dem was man als Zeitmanagement kennt.

Diese ersten beiden Methoden, die ich euch jetzt vorgestellt habe, dienen aber eigentlich nur dazu einen Überblick darüber zu haben was bis wann fertig sein muss, oder wann welche Prüfung stattfindet. Doch es reicht ja nicht zu wissen wann die Prüfung stattfindet, sondern man muss auch noch auf diese Prüfung lernen und sich Zeit nehmen die Vokabeln zu repetieren, die Formeln auswendig zulernen etc. Hier würde ich nun von Zeitmanagement sprechen. Also wie teilst du dir deine Zeit ein, so dass du am Ende bereit bist für die Physik-, Mathe,- Französischprüfung? Denn wie wir ja wissen, musst du auch noch dein Instrument spielen, für den nächsten Tag kochen und würdest eigentlich auch recht gerne mal eine Pause machen.

Jetzt geht es darum deine Woche und dann deinen Tag zu planen. Vielleicht wisst ihr, dass Elon Musk seinen Tag in fünf-Minuten-Blocks unterteilt und so seinen Tag so effizient wie möglich nutzt. Aber das ist nicht unser Ziel.

• Also um seine Zeit zu organisieren, muss man wissen, was man denn überhaupt alles tun muss. Es lohnt sich also eine To-Do Liste zu führen und sämtliche Aufgaben und Aktivitäten aufzuschreiben. Das kann zuerst grob sein, also beispielsweise am Sonntag, bevor die nächste Woche startet fragst du dich: Was muss diese Woche erledigt werden, was habe ich für Termine? Und schreibst diese Dinge mal auf. Um dann zu wissen was du für den Montag machen willst kannst du die «Alpen-Methode» nutzen. «Alpen» ist in diesem Fall ein Akronym und steht für folgendes:
  • A: Aufgaben und Aktivitäten zusammenstellen
  • L: Länge der Tätigkeiten und deren Zeitaufwand abschätzen, denk hier aber an den Planungsfehlschluss
  • P: Pufferzeiten einplanen, um auf Ereignisse reagieren zu können
  • E: Entscheidungen über die Priorisierung der Aufgaben treffen->Eisenhower-Prinzip
  • N: Nachkontrolle und unerledigtes für den nächsten Tag einplanen.

• Man muss aber nicht unbedingt nach diesem Schema vorgehen, sondern kann beispielsweise auch wie Elon Musk mit Zeitboxen arbeiten.
  • Du weisst du kommst zirka um halb fünf von der Schule nach Hause und brauchst dann sicher eine halbe Stunde, um dich etwas zu erholen. Dann kannst du beispielsweise für die Zeit von fünf bis sechs Uhr eine Box einsetzen, in der du eine der Aufgaben erledigst, die du zu tun hast. Es ist einfacher am Ball zu bleiben, wenn du dir im Vorhinein aufschreibst, von wann bis wann du etwas machst. Es ist übrigens viel wahrscheinlicher, dass du an deiner Aufgabe arbeitest, wenn du in einem Planer oder so aufgeschrieben hast, dass du das tun wirst.

.

Vielleicht passt ja eine dieser Methoden zu euch. Doch führt effektives Zeitmanagement denn überhaupt wirklich zu besseren Ergebnissen? Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass nicht das Zeitmanagement an sich zu besseren Ergebnissen führt, sondern vielmehr unsere Überzeugung, dass wir die Kontrolle über unsere Zeit haben. Eine Studie ergab, dass Studenten, die glaubten, ihre Zeit unter Kontrolle zu haben, bessere Leistungen in den Kursen erbrachten, über weniger Stress berichteten und sich weniger "überlastet" fühlten.

• Jetzt würde ich gerne noch einige generelle Bemerkungen machen zum Thema und den ein oder anderen Tipp geben.
  • Zuerst, überschätzt euch nicht. Es geht nicht darum so produktiv wie irgend möglich zu sein und so viel wie möglich zu arbeiten. Im Gegenteil es ist wichtig, dass ihr Pausen macht und nicht nur arbeitet. Zeitmanagement soll nicht zu einem weiteren Stressfaktor werden: «ich habe nicht alle meine To-Dos abhaken können» sondern genau darum euch dabei zu helfen den Stress zu vermindern.
  • Baut Pufferzeiten ein. Also wenn ihr euch vornehmt an einem Mittwochnachmittag in Zeitblocks zu arbeiten, baut Blocks ein, die dazu da sind. Die Dinge zu erledigen oder fertigzustellen die nicht in der eingeplanten Zeit möglich waren.
  • Versucht die beste Methode für euch zu finden und dann bleibt bei ihr.
  • Versucht herauszufinden wie lange eure Aktivitäten wirklich dauern und plant sie dann realistisch ein.
  • Übrigens wie verteilt sich eigentlich die Zeit, die wir haben, auf die verschiedenen Bereiche unseres Lebens? 33 Jahre verbringen wir etwa in unserem Bett, 7 davon wälzen wir uns aber lediglich darin herum. 1Jahr und vier Monate verbringen wir mit Sport und ganze 11Jahre mit fernsehen oder Social-Media.
  • 87 Prozent von befragten Schüler:innen bei einer Umfrage sagen, dass ein besseres Zeitmanagement und bessere Organisationsfähigkeit ihnen helfen würden bessere Noten zu schreiben.